Du holder oversikt ved å samle alle forespørsler på ett sted, registrere ønsket dato først, gi hver forespørsel en status og se bare bekreftede bookinger i kalenderoversikten. Da ser du både hva som er avtalt og hvilke tilbud som fortsatt venter på svar.
Hvorfor blir det rot i et selskapslokale?
Forespørslene kommer fra telefon, e-post, Facebook og annonser. Hver forespørsel handler om en bestemt dato, og prisen avhenger av dato, antall gjester og tilbehør. Da skal du samtidig sjekke kalenderen, lage tilbud og huske å følge opp.
Hva bør du registrere først?
Dato, og fra- og til-klokkeslett. Alt annet avhenger av om lokalet er ledig. Registrer deretter:
- Hvem som spør, og hvordan du når dem
- Type arrangement: bursdag, konfirmasjon, bryllup, minnestund, firmafest
- Antall gjester
- Om de tar med egen mat eller bruker catering
- Tilbehør de trenger, for eksempel servise, lyd og dekor
- Om de vil ha befaring
Hva gjør du når to spør om samme dato?
Sett en frist på tilbudet, for eksempel «gjelder til fredag», og si det tydelig. Den som bekrefter først, får datoen. Da slipper du å love den bort to ganger, og du slipper å holde datoen åpen på ubestemt tid.
Hvilke statuser trenger du?
- Ny forespørsel
- Tilbud sendt
- Bekreftet eller avslått
- Gjennomført
Med de fire ser du hva som venter på deg, hva som venter på kunden og hva som er avtalt.
Hvordan ser jeg hva som er booket?
Se bare på bekreftede bookinger, per dag, uke og måned. Tilbud som ikke er bekreftet, holdes utenfor, så de ikke ser ut som avtaler.
Hva med det som skjer rundt selve arrangementet?
- Befaring før booking, og hva som ble sagt der
- Depositum eller forskudd, og om det er betalt
- Nøkkelutlevering og hvem som er kontaktperson på dagen
- Rengjøring og opprydding etterpå
Hvordan hjelper et system her?
I vårt system registrerer du hver forespørsel, ser status, får en liste over tilbud som ikke er besvart, setter en oppfølgingsdato og ser bekreftede bookinger per dag, uke og måned. Du kan også notere betalingsmåte og fakturastatus. Systemet er en oversikt for deg, ikke en kalender der kundene selv velger og bekrefter datoer.
Vanlige spørsmål
Hvordan holder jeg oversikt over bookinger i et selskapslokale?
Samle alle forespørsler på ett sted, registrer dato først, gi hver forespørsel en status og se bare bekreftede bookinger i kalenderoversikten.
Hvordan unngår jeg å love bort samme dato to ganger?
Sett en frist på tilbudet og bekreft først når kunden har svart. Den som bekrefter først, får datoen.
Hva bør jeg registrere først i en forespørsel?
Dato og klokkeslett. Alt annet, som pris og tilbehør, avhenger av om lokalet er ledig.
Kan kundene booke datoer selv?
I vårt system sender kunden en forespørsel, og du bekrefter. Det er ikke en kalender der kunden selv velger ledige datoer.
Neste steg
Vi har bygget et enkelt, norsk bestillings- og tilbudssystem som vi tilpasser til selskapslokaler og festlokaler. Du betaler bare for det du trenger. Grunnsystemet koster 400 kr i måneden eks. mva, med drift og videre justeringer inkludert. Hva tilpasningen til din bransje koster, sier vi før du bestemmer deg.
Book en gratis prat på 15 minutter eller les mer om systemet for selskapslokaler og festlokaler.