Excel er nok så lenge du har få bestillinger og er den eneste som bruker arket. Når henvendelsene kommer fra flere steder, flere skal se dem og tilbud må følges opp, koster Excel deg glemte og feilregistrerte bestillinger. Da lønner et bestillingssystem seg.
Når fungerer Excel fint?
Excel er et godt verktøy i en liten start. Det er gratis, du kan det allerede, og du bestemmer selv hvordan arket ser ut. Det fungerer godt når:
- du er alene om å ta imot bestillinger
- bestillingene er få og enkle, og du husker dem uten arket
- du sjelden sender tilbud, og kundene bestiller uten forhandling
Hva går galt med Excel når cateringen vokser?
Problemene kommer gradvis, og de dukker som regel opp midt i en travel uke:
- Ingen sier fra når et tilbud har stått ubesvart i flere dager
- Henvendelser fra telefon, e-post og sosiale medier må skrives inn for hånd
- To personer som redigerer samme fil overskriver hverandre
- Arket sier ikke hva som er bekreftet og hva som bare er et forslag
- Bestillingsskjemaet på nettsiden havner i en innboks, ikke i arket
Hva er forskjellen i praksis?
| Situasjon | Excel | Bestillingssystem |
|---|---|---|
| Ny henvendelse kommer inn | Skrives inn for hånd | Registreres på sekunder, uansett kanal |
| Tilbud uten svar | Du må huske det selv | Vises i en egen liste over ubesvarte tilbud |
| Hva skal leveres denne uken | Sorter og filtrer arket | Dags-, uke- og månedsoversikt |
| Flere brukere | Filen kan låse seg eller bli overskrevet | Alle jobber i samme oversikt |
| Bestilling fra nettsiden | Kopieres over manuelt | Havner rett i oversikten |
| Kundehistorikk | Søk i gamle rader | Ett kundekort med alle henvendelser |
Når bør jeg gå fra Excel til et system?
Bytt når minst to av disse stemmer for deg:
- Du har glemt å svare på en henvendelse det siste halve året
- Flere enn deg trenger å se bestillingene
- Du bruker mer tid på å lete i arket enn på å lage mat
- Kunder har spurt «har du fått bestillingen min?»
- Du vil ha bestillingsskjema på nettsiden uten å kopiere svar for hånd
Kan jeg ta med meg dataene fra Excel?
Ja. Kundelisten din kan importeres fra et regneark, så du slipper å taste alt på nytt. Systemet sjekker hver rad og sier fra om noe har feil format, uten å stoppe resten av importen.
Vanlige spørsmål
Er Excel nok for en liten cateringbedrift?
Ja, hvis du har få bestillinger og er alene om å bruke arket. Når flere skal se bestillingene, eller tilbud må følges opp, mister du oversikten i Excel.
Hva er det største problemet med Excel til bestillinger?
At ingenting varsler deg. Et tilbud som ikke er besvart ser akkurat likt ut som et bekreftet, helt til du selv husker å sjekke.
Kan jeg bruke Google Regneark i stedet?
Google Regneark løser at flere kan redigere samtidig. Det løser ikke oppfølging av tilbud, status per bestilling eller kobling til bestillingsskjema på nettsiden.
Hva koster det å bytte fra Excel?
Vårt system koster 400 kr i måneden eks. mva. Kundelisten din importeres fra regneark, så det meste av datajobben er gjort.
Neste steg
Vi bygger bestillings- og tilbudssystemer for cateringbedrifter. Det er enkelt og norsk, og du betaler bare for det du trenger: oversikt over henvendelser, tilbud og leveranser på ett sted, for 400 kr i måneden eks. mva. Se hvordan det fungerer.
Book en gratis prat på 15 minutter eller les mer om systemet.