Du holder oversikt ved å samle alle henvendelser på ett sted, gi hver bestilling en tydelig status og se hva som skal leveres per dag og uke. Det kan gjøres med et regneark og streng disiplin, eller med et bestillingssystem som gjør det for deg.
Hvorfor mister cateringfirmaer oversikten?
Bestillinger kommer fra mange kanaler samtidig: telefon, e-post, sosiale medier, nettsiden og over disken. Når hver kanal har sin egen lapp eller innboks, finnes det ikke ett sted der alt er samlet.
Hvordan samler jeg henvendelsene?
Regelen er enkel: alle henvendelser registreres samme sted, uansett hvor de kom fra. Det du trenger å skrive ned hver gang:
- Hvem som spør, og hvordan du når dem
- Dato og klokkeslett for arrangementet
- Hva de vil ha og hvor mange det gjelder
- Allergier og særskilte ønsker
- Hvor du fikk henvendelsen fra
Hva bør hver bestilling ha for status?
En status svarer på ett spørsmål: hva skjer nå? En enkel rekkefølge fungerer for de fleste:
- Ny henvendelse
- Tilbud sendt
- Bekreftet eller avslått
- Gjennomført
Med statusene ser du med ett blikk hva som venter på svar fra deg, hva som venter på svar fra kunden og hva som er avtalt.
Hvordan ser jeg hva som skal leveres?
Se bare på bekreftede bestillinger, sortert etter dato. En dagsvisning gir kjøkkenet en produksjonsliste, og en ukesvisning hjelper deg å planlegge innkjøp og bemanning.
Hvordan unngår jeg å glemme en henvendelse?
- Sett en oppfølgingsdato på hvert tilbud, så du får det opp når tiden er inne
- Se over listen med tilbud som ikke er besvart, minst en gang om dagen
- Ha én person som eier oversikten hvis flere jobber i den
Hvordan gjør systemet dette lettere?
I vårt system registrerer du en henvendelse på sekunder, ser status per bestilling, får liste over tilbud som ikke er besvart og en oppfølgingsdato med påminnelse. Bekreftede bestillinger havner automatisk i dags-, uke- og månedsoversikten, og du kan skrive ut en produksjonsliste til kjøkkenet for en valgt dag.
Vanlige spørsmål
Hvordan holder jeg oversikt over cateringbestillinger?
Samle alle henvendelser på ett sted, gi hver bestilling en status (ny, tilbud sendt, bekreftet, gjennomført) og se leveranser per dag og uke.
Hvordan unngår jeg å glemme en bestilling?
Sett en oppfølgingsdato på hvert tilbud og sjekk listen over ubesvarte tilbud daglig. Et system kan vise disse for deg.
Hvordan samler jeg henvendelser fra telefon, e-post og sosiale medier?
Ved å registrere dem alle på samme sted og notere hvilken kanal de kom fra. Det viktige er at det finnes ett sted, ikke flere.
Kan jeg skrive ut en liste til kjøkkenet?
Ja, i vårt system kan du skrive ut en produksjonsliste med alle bekreftede bestillinger for en valgt dag, sortert etter klokkeslett.
Neste steg
Vi bygger bestillings- og tilbudssystemer for cateringbedrifter. Det er enkelt og norsk, og du betaler bare for det du trenger: oversikt over henvendelser, tilbud og leveranser på ett sted, for 400 kr i måneden eks. mva. Se hvordan det fungerer.
Book en gratis prat på 15 minutter eller les mer om systemet.