Du holder oversikt på et bilverksted ved å registrere hver bestilling med reg.nr og feilbeskrivelse med en gang, gi den en status fra prisoverslag til ferdigmeldt og se bekreftede biler per dag. Da vet du hvem som venter på svar, og hvem du skal ringe når bilen er ferdig.
Hvorfor blir det rot på et verksted?
Bestillingene kommer på telefon, via nettsiden og på Messenger. Kunden beskriver ofte feilen uklart, og du må gi et prisoverslag før du starter. Så kommer spørsmålene: «er bilen ferdig?» og «hva ble prisen?». Uten en tydelig oversikt går tid med til å lete og ringe tilbake.
Hva må du vite om hver bil?
- Hvem som eier bilen, og hvordan du når dem
- Registreringsnummer, merke og modell
- Hva kunden ber om, eller hva feilen er, med kundens egne ord
- Ønsket dato for innlevering
- Om kunden trenger lånebil eller skyss
- Prisoverslag og hva kunden har sagt ja til
- Når bilen er ferdig, og om kunden er varslet
Hvilke statuser trenger du?
- Ny bestilling
- Prisoverslag sendt
- Bekreftet eller avslått
- Ferdig og gjennomført
Statusene viser hva som venter på deg, hva som venter på kunden og hva som er avtalt.
Hvordan unngår jeg at kunder må ringe for å høre om bilen?
Ring eller send beskjed når bilen er ferdig, og gjør det til en fast rutine. Se over listen over biler som er ferdige, og sjekk at alle kunder er varslet. Kunder som slipper å ringe, er ofte de som er mest fornøyde.
Hva med prisoverslag som ikke får svar?
Sett en oppfølgingsdato når du sender overslaget, og ring eller send en kort melding når datoen kommer. Bilen står på verkstedet uten at noe skjer, og det koster deg plass.
Hvordan planlegger jeg dagene?
Se bekreftede biler per dag og uke, sortert etter klokkeslett. Skriv ut listen, så mekanikerne vet hvilke biler som kommer og hva de skal gjøre.
Hvordan hjelper et system her?
I vårt system registrerer du hver bestilling på sekunder, ser status, får en liste over overslag som ikke er besvart og en oppfølgingsdato med påminnelse. Bekreftede biler vises per dag, uke og måned, og du kan skrive ut en liste for en valgt dag. Kundekort viser tidligere besøk. Systemet er ikke et fullt verkstedsystem med deler og lager, og det slår ikke opp bildata automatisk fra registreringsnummer.
Vanlige spørsmål
Hvordan holder jeg oversikt over verkstedbestillinger?
Registrer hver bestilling med reg.nr og feilbeskrivelse med en gang, gi den en status og se bekreftede biler per dag.
Hvordan unngår jeg at kunder ringer for å høre om bilen?
Gjør varsling når bilen er ferdig til en fast rutine, og se over listen over ferdige biler for å sjekke at alle er varslet.
Hvordan følger jeg opp et prisoverslag jeg ikke har fått svar på?
Sett en oppfølgingsdato når du sender overslaget, og ring eller send en kort melding når datoen kommer.
Er systemet et verkstedsystem med deler og lager?
Nei. Det er en oversikt over bestillinger, overslag og ferdigmeldinger, ikke et system for deler, lager og fakturering.
Neste steg
Vi har bygget et enkelt, norsk bestillings- og tilbudssystem som vi tilpasser til bilverksteder. Du betaler bare for det du trenger. Grunnsystemet koster 400 kr i måneden eks. mva, med drift og videre justeringer inkludert. Hva tilpasningen til din bransje koster, sier vi før du bestemmer deg.
Book en gratis prat på 15 minutter eller les mer om systemet for bilverksteder.