Du holder oversikt over utleie ved å registrere hver forespørsel med utstyr og periode, gi den en status og se bare bekreftede utleier per dag. Da vet du hva som skal ut, hva som skal tilbake og hvilke tilbud som fortsatt venter på svar.
Hvorfor blir det rot når du leier ut utstyr?
Forespørslene kommer på telefon, Messenger og e-post, og hver gjelder utstyr, periode og henting eller levering. Samme utstyr kan være etterspurt av flere til samme dato, og du må huske hva som er ute hos hvem og når det skal tilbake.
Hva må du vite om hver utleie?
- Hvem som leier, og hvordan du når dem
- Hvilket utstyr og hvor mange
- Leieperiode: fra og til, med klokkeslett for utlevering og retur
- Om det skal hentes eller leveres, og adressen
- Depositum og hvem som er ansvarlig ved skade
- Pris og betalingsmåte
Hvordan sjekker jeg om utstyret er ledig?
Se på bekreftede utleier for perioden før du sender tilbud. Tilbud som ikke er bekreftet, holder utstyret ledig for andre, så sett en svarfrist, og bekreft først når kunden har sagt ja.
Hvilke statuser trenger du?
- Ny forespørsel
- Tilbud sendt
- Bekreftet eller avslått
- Gjennomført, altså utstyret er levert tilbake
Hvordan planlegger jeg dagen?
Se hva som er bekreftet for i morgen, og skriv ut en liste du kan bruke når du plukker utstyr. Slik glemmer du ikke det siste stolsettet eller kabelen som hører til.
Hva med retur?
- Avtal tid for retur når du bekrefter
- Gå gjennom utstyret sammen med kunden ved retur
- Skriv ned skader eller manglende deler samme dag, mens du husker det
Hvordan hjelper et system her?
I vårt system registrerer du hver forespørsel, ser status, får en liste over tilbud som ikke er besvart og en oppfølgingsdato. Bekreftede utleier vises per dag, uke og måned, og du kan skrive ut listen for en valgt dag. Du noterer betalingsmåte og fakturastatus, for eksempel om depositum er betalt. Systemet holder ikke lagerbeholdning. Du vurderer selv om utstyret er ledig ut fra det som er bekreftet.
Vanlige spørsmål
Hvordan holder jeg oversikt over utleie av utstyr?
Registrer hver forespørsel med utstyr og periode, gi den en status og se bekreftede utleier per dag og uke.
Hvordan vet jeg om utstyret er ledig?
Se på bekreftede utleier for perioden før du sender tilbud, og bekreft først når kunden har svart ja.
Hvordan unngår jeg å glemme å følge opp et tilbud?
Sett en oppfølgingsdato når du sender tilbudet, og se over listen over ubesvarte tilbud jevnlig.
Holder systemet oversikt over lagerbeholdning?
Nei. Du ser bekreftede utleier per dag, og vurderer selv om utstyret er ledig.
Neste steg
Vi har bygget et enkelt, norsk bestillings- og tilbudssystem som vi tilpasser til utleie av utstyr. Du betaler bare for det du trenger. Grunnsystemet koster 400 kr i måneden eks. mva, med drift og videre justeringer inkludert. Hva tilpasningen til din bransje koster, sier vi før du bestemmer deg.
Book en gratis prat på 15 minutter eller les mer om systemet for utleievirksomheter.